De Meeting Room

In de rubriek Behind the Event Planning Days nemen we je mee in het proces van het organiseren van dit online, tweedaagse event. In de vorige aflevering vertelden we wat dit event inhoud en waarom we dit organiseren. Nu vertellen we hoever we in de afgelopen twee weken gekomen zijn. Het gaat met name over de sprekers, hoe we ze geselecteerd en benaderd hebben.

Leuk nieuws! We gaan een tweedaags en online event organiseren: de Event Planning Days. In deze podcastaflevering starten we met een nieuwe rubriek naast 'Event(jes) over', namelijk een soort Behind the Scenes.

Elke event planner bepaalt wel een doelstelling voor het evenement. En vrijwel iedereen weet dat het SMART moet zijn. Maar hoe zorg je dat het niet zomaar een invulling is, je de juiste keuzes maakt en de doelstelling echt goed formuleert? Daar praten Melanie en Samira over in deze podcast!

Bij eventstrategie denken de meeste mensen automatisch aan de strategie van het evenement zelf. Logisch ook! Wij zoomen liever uit. Veel verder uit. In deze podcast hoor je onze visie hierover. En delen we praktijkervaringen over tegen welke uitdagingen je aanloopt als het gaat om de eventstrategie.

In de vorige afleveringen spraken we de ROI en hoe je dit kunt meten. De theorie is eenvoudig, de praktijk wat minder. In deze podcast bespreken we de uitdagingen waar je als event planner tegenaan loopt.

De vorige aflevering legde we uit wat ROI en ROE is en hoe je dit berekent. In deze podcast hoor je waarom het belangrijk is om dit toe te passen. We praten ook over waarom het juist in deze tijd zo belangrijk is. 

Wat is ROI precies (of ROE) en hoe bereken je dit voor je evenement? In deze aflevering hoor je de formule. En het leuke is, je kunt het gelijk voor je vorige events uitrekenen en met elkaar vergelijken!

Wanneer is een evenement succesvol? En kun je dat meetbaar maken? Wij, Melanie Westdijk en Samira Salman van de Event Planner Academy, gaan daarover in gesprek.

Kaartjes verkopen voor een (online) evenement blijft vaak lastig. Mensen besluiten meestal pas last minute om een kaartje te kopen. Als organisator is die onzekerheid niet prettig. Daarbij moet je vaak ook aanbetalingen doen aan leveranciers. Hoe los je dat op? 

Selfa Verlaat van Campfire Stories probeerde voor de 5e editie van haar festival iets nieuws uit en dat lijkt goed te werken! In deze aflevering vertelt ze hoe ze het aanpakt.  

In deze podcast delen we 5 tips over hoe je bij online events de interactie bevordert. 

We verwijzen in de podcast naar wat interessante artikelen en filmpjes:

SEO, daar heb je vast weleens van gehoord. Maar wat is het precies en is het interessant om in te zetten voor de promotie van je evenement? Wij gingen hierover in gesprek met Nienke Buijser, SEO-specialist.

Je hebt een nieuw evenement of wil een bestaand evenement vernieuwen en hebt hiervoor geweldige ideeën. Hoe krijg je jouw baas of opdrachtgever mee om dingen anders te doen? En wat als diegene wel enthousiast is, maar er andere interne of externe stakeholders hun hakken in het zand zetten? Zonder hen kun je niet het beste resultaat halen, dus je hebt ze nodig. 

In deze aflevering praten Melanie en Samira over hoe je draagvlak kunt creëren. 

Evenementen plannen in coronatijd is wat lastig. Niemand heeft een glazen bol en weet wanneer we wat weer mogen en in welke vorm. Blijf je daardoor verlamd in de wachtstand zitten? Melanie en Samira gaan in gesprek en delen wat ideeën waardoor je misschien weer in de actiestand komt. 

We verwijzen in ons gesprek naar deze podcastafleveringen en blogs: 

Melanie Westdijk en Samira Salman praten eventjes bij over de event trends van komend jaar.

In deze aflevering praten we met Melanie Westdijk over het evenement Verse Blikken. Een tof concept, waarbij deelnemers met elkaar brainstormen over elkaar uitdaging. Ze vertelt waarom het evenement zo goed werkt en hoe ze er een online versie van heeft gemaakt. In eerste instantie geloofde ze niet dat het evenement geschikt zou zijn voor online, maar ze probeerde het en het werkte toch heel goed! Ook vertelt ze welke tools ze gebruikte. 

Bij online evenementen gaat er veel aandacht naar de techniek, maar uiteindelijk heb je te maken met mensen. In deze podcast praten we over de menselijke factor. 

We gaan in gesprek met Tijmen van de Kamp van Avanade. Vanuit zijn rol organiseert hij met zijn collega's regelmatig evenementen. En dat moest plots online. Gaandeweg ontdekte ze steeds beter wat goed werkt om de aandacht erbij te houden van online bezoekers.

Hoe organiseer je een hybride evenement? Het lijkt simpel: gewoon een online evenement organiseren en wat mensen uitnodigen. Of andersom: op je fysieke evenement de presentaties filmen en online mensen laten haken. Maar er komt echt wat meer bij kijken als je de aandacht van zowel de mensen thuis als in de zaal erbij wilt houden.

Waar moet je dan op letten? Daarover gaan we in gesprek met Hylke Thiry van Beeld en Geluid in Den Haag. 

Hoe kun je bij online evenementen de interactie bevorderen? We gaan in gesprek met Ruben Klerkx van the Creators Company.

Hoe switch je van een offline naar een online evenement? We gaan hierover in gesprek met Melanie Westdijk van Blue Purple Events. We bespreken of je je offline evenement zomaar kan omzetten naar online, wat interessante verdienmodellen zijn en hoe je de interactie kan bevorderen.

We gaan in gesprek met Sebastiaan Wubben van Today is Amazing over ontmoetingen. Is dat hetzelfde als netwerken? Wat is een ontmoeting precies en hoe bevorder je dat? En kun je dit ook online goed voor elkaar krijgen? We waren het in ieder geval allebei het ermee eens dat een evenement pas echt geslaagd is als er verrassende ontmoetingen zijn geweest.

In deze aflevering ga ik in gesprek met Bouke Vlierhuis over het succesvolle Digital 036 evenement dat hij met drie andere ondernemers in Zwolle organiseert. Binnen 24 uur na de aankondiging van dit nieuwe evenement waren alle plaatsen weg waren. En de edities erna liep het aantal bezoekers alleen maar op. Hoe kan dat? En wat kun je daar als eventplanner van leren?

Mensen op je maillijst, je netwerk of social media-achterban zijn nog geen community. Maar wat is het dan wel? En vooral: wat zijn de voordelen van een community voor een terugkerend evenement? We spraken hierover met Kirsten Wagenaar van Bind.

Het waarom achter het waarom. Dat is wat Claudia Alberda van C-vents zich altijd afvraagt als ze klanten spreekt over hun evenement.  Ik was ook benieuwd naar het waarom van Claudia. Waarom vindt ze dit zo belangrijk en welke vragen stelt ze nog meer aan het begin van een traject?

Hoe gaat een beurs eruit zien als we voorlopig nog 1,5 meter afstand moeten houden? En hoe haal je überhaupt het maximale uit je beursdeelname? We gaan hierover in gesprek met Egon van de Kamp van Brands & Spaces.

We gaan in deze aflevering in gesprek met Mariska Kesteloo van Word of Mice over zakelijke influencers en content creatie. Hoe pak je dat aan en hoe kies je de juiste influencer voor jouw campagne?

Ook komt aan bod hoe je nu goede content kan maken en je netwerk kan inzetten, zelfs als je niet op pad kan.

Een sterk evenement daar zit iets puurs in, iets echts en waardevols. Mooi, maar niet altijd meetbaar. Anna-Maria Giannattasio van Puur Events streeft er toch altijd naar. Waarom is dat en welke tips heeft ze voor andere eventplanners?

Is het wel zo slim om alleen maar je logo op een relatiegeschenk te plaatsen? Weggegooid geld vindt Miranda Schellevis van Studio Be Bold. Zij is met een mooi woord Brand Artist en helpt bedrijven met hun huisstijl, logo en het ontwerp van hun communicatiemiddelen. We spraken ook over hoe het dan wel moet en hoe je de branding van evenementen goed aanpakt.

Wat is Event Design en waarom zou elke eventplanner dit moeten toepassen? Samira Salman (EventGoodies) gaat hierover in gesprek met een van de twee oprichters van Event Design Collective, Roel Frissen.

Hoe zorg je dat bezoekers positief terugdenken aan een presentatie of het hele evenement? En hoe komt het toch dat veel evenementen nog zo traditioneel in elkaar zitten?

In deze aflevering gaat Samira Salman in gesprek met Paul Smit. Hij is filosoof en geeft veel keynote-presentaties over neurowetenschap en combineert dat met humor. We praten over het innoveren van evenementen en wat we kunnen doen om bezoekers een veel betere beleving kunnen geven.

In deze aflevering gaat Samira Salman in gesprek met Rens de Jong van BuzzMasters. We praten over hoeveel kennis er in het publiek zit en hoe je dit naar boven kan halen. Zo maak je het evenement nog interessanter voor bezoekers.

Wij praten met Jeroen Tjepkema, organisator van de Nederlandse editie van WebPerfDays. Een conferentie voor een tech-community zonder vooraf bepaald programma. Bezoekers bepalen op de dag zelf waar ze het over willen hebben. In dit interview vraagt Samira naar de voor- en nadelen van een unconference conference.

In de zomer van 2018 werd het eerste festival georganiseerd wat volledig toegankelijk was voor mensen met een beperking. Het driedaagse festival was naar aanleiding van het 50-jarig bestaan van Stichting Ons Tweede Thuis. Samira gaat in deze aflevering in gesprek met Mariska van Woensel, coördinator communicatie bij de stichting. Zij vertelt wat er bij kwam kijken om dit festival te organiseren en toegankelijk te maken.

Waar sommige mensen veel moeite moeten doen om hun evenement vol te krijgen, werkt Linda Kerkhoven van de Locatietour vaak met wachtlijsten. Hoe doet ze dat toch? Samira gaat hierover met haar in gesprek.

Om je niet te lang te laten wachten op de echte podcast, deel ik alvast mijn gesproken column. Deze heb ik gemaakt voor het programma Blikopener bij Radio Aalsmeer waar ik vaste columnist ben.  Het gaat over hoeveel producten we eenmalig gebruiken op evenementen. Het frustreert me altijd enorm. Met name omdat als we er iets over nadenken, we echt wel een stuk zuiniger kunnen zijn.  Het is niet alleen een klaagzang, het gaat ook over hoe jij als bezoeker er iets aan kan doen én als organisator.