Management by Projects

Die Feiertage im Mai laden traditionell zu verlängertem Wochenende oder zu Ferien ein. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, wie eigentlich eine gute Urlaubsübergabe aussieht: Was brauchen Kolleginnen und Kollegen, um die Abwesenheit zu kompensieren? Und was braucht es, wenn jemand das Team verlässt?

In dieser Folge diskutieren wir diese Fragestellungen und sprechen darüber, warum es sich grundsätzlich lohnt, die Projektteammitglieder informiert zu halten.

Nach längerer Zeit melden wir uns wieder mit einer neuen Folge zurück! Dieses mal geht es ein Thema, das ebenso notwendig wie gefährlich ist: Prämissen. Gerade zu Beginn eines Projekts ist es extrem hilfreich, bestimmte Annahmen zu treffen, in denen sich ein Projekt bewegt. Doch wenn diese nicht regelmässig überprüft werden, entsteht das Risiko von self-fulfilling prophecies und sunk cost fallacies. Was typische Beispiele dafür sind und was Ihr dagegen tun könnt, erfahrt Ihr in dieser Folge.

Projektleiter sein bedeutet nicht nur ein Wechselbad der Gefühle, es bedeutet auch den permanenten Wechsel zwischen der Rolle des Auftragnehmers und des Auftraggebers. Gerade gegenüber seinen Teilprojektleitenden und Mitarbeitenden tritt der Projektleiter als Auftraggeber auf. Zu diesem nicht immer einfachen Thema gehört das Delegieren von Aufgaben genauso wie die Frage, wie viel fachliches Know-How ein Projektleitender eigentlich mitbringen muss. Das diskutieren wir in dieser Folge.

Wir sind zurück aus der Winterpause - frohes Neues und alles Gute für 2023!

Passend zu den Neujahrsvorsätze sprechen wir in dieser Folge über Ziele - genauer über das Thema "Management by Objectives". Dabei geht es um die Frage, warum Ziele wichtig sind und warum es sich lohnt, den Aufwand in die Formulierung dieser zu stecken.

Die letzte Folge des Jahres 2022 steht an - und anders als in der Anmoderation ist es Ausgabe 25 und nicht bereits 26. Im Weihnachtsstress geht es schon mal drunter und drüber - sorry!

Passend zu Weihnachten haben wir uns für diese Folge das Thema "Konfliktmanagement" ausgesucht. Wir sprechen über die verschiedenen Stufen der Eskalation, die Rolle als Betroffene und den Umgang mit Konflikten als Führungskraft.

Bei der Unregelmässigkeit unserer letzten Sendungen hätten wir das Thema der heutigen Sendung gut gebrauchen können. Sorry, Projektgeschäft, Ferien und Krankheit haben uns übel mitgespielt, aber jetzt sind wir zurück mit einer neuen Folge und geloben Besserung, was die nächsten Folgen angeht!

Mel war auf Weiterbildung und berichtet heute von den neusten Erkenntnissen im Bereich Business Continuity Management. Dabei geht es um die Frage, wie sich Unternehmen auf den Katastrophenfall vorbereiten können. Wir diskutieren die Abgrenzung zum Notfall- und Krisen-Management und werfen auch ein Blick auf das Thema Chancen.

Diese Woche beginnt die neue Folge Management by Projects mit einem Teaser: in den nächsten zwei Wochen erscheint die neue Folge Management by Projects: Insights - unser Interviewformat. Und wen könnte  in Zeiten von Inflation und Zinssteigerung spannender sein als die General Director Information Systems der Europäischen Zentralbank?

Bis zu dieser Folge müsst Ihr Euch noch einen Moment gedulden. Bis dahin widmen wir uns dem Thema System- und Enterprise Architektur. Wir diskutieren die Frage, was eigentlich genau nach dem Requirement Engineering (MbP 18) passiert. Mel berichtet dazu aus seinen Erfahrungen in Architekturprojekten, erklärt, was er heute anders machen würde und warum sich die Beschäftigung mit Architekturen mit Blick auf den gesamten Lifecycle lohnt.

In dieser Folge von Management by Projects reflektieren Fabian und Mel ihre ersten Projekte und diskutieren Situationen und Fehler, die Menschen in ihren ersten Jahren als Projektleitende oder Führungskraft machen. Dabei geht es um die Zusammenarbeit mit Stakeholder, aber auch um Selbst-Management und die Wichtigkeit früher Erfolge. Zudem lüften wir ein gut gehütetes Geheimnis erfolgreicher Führungskräfte.

In dieser Folge erfahrt Ihr, über welche Themen wir sprechen würden, wenn wir ein Musikpodcast wären. Und was die genannten Bands mit Projektmanagement zu tun haben. Es geht um das Thema "Kill your Darling" - konkret lieb gewonnenen Tätigkeiten oder Lösungsansätzen, die beim genaueren Hinsehen aber doch nicht die beste Lösung darstellen.

Keine Sorge, wir verkünden in dieser Folge nicht das Ende des Podcasts sondern beschäftigen uns mit dem Ende von Projekten: Leider viel zu oft stellt die Transformation aus dem Projekt in den Betrieb eine grosse Herausforderung dar. Schulungen müssen durchgeführt werden, die Testabdeckung wird strapaziert und auch die Betriebsorganisation ist nicht zwangsläufig begeistert vom Projektergebnis.

Was man tun kann, damit einem ein Projekt nicht doch noch auf den letzten Metern entgleitet diskutieren wir in dieser Folge.

Das Thema dieser Woche kommt im ersten Moment etwas trocken daher: Wie stellt man ein gutes Steuerungsgremium zusammen und was braucht es in der Projektgovernance, um Entscheidungen schnell und stabil herbeizuführen? Wir diskutieren das Thema anhand eines aktuellen Falles in einem unserer Projekte. Zudem gehen wir auf die Rolle des Steuerungsgremiums ein und diskutieren, warum es nicht ausreichend ist, wenn sich dieses auf eine reine Reporting-Position zurückzieht.

In dieser Folge widmen wir uns dem Thema Anforderungsmanagement. Neben dem technischen Anforderungsmanagement geht es uns dabei um die Hierarchie zwischen Vision - Geschäftsanforderungen - technischen Anforderungen und die Frage, warum ein gemeinsames Vokabular entscheidend für den Projekterfolg ist. Zudem sprechen wir über den Beitrag von Standards zum Qualitätsmanagement und die Frage, wie häufig Anforderungen im Projektverlauf validiert, also auf ihre Richtigkeit hin überprüft werden müssen.

Wir sind aus der Osterpause zurück und haben dieses Mal ein ernstes Thema. Nicht alles an der Welt des Projektmanagements ist bunt und Glitzer und ehrlich gesagt gibt es viele Dinge, die alles andere als Spaß machen. Wir unterhalten uns über die Themen, die uns emotional belasten, die einfach nur nerven oder die einen Nachts wach liegen lassen. Wie immer versuchen wir dabei aber auch Lösungsansätze anzubieten oder wenigstens das Gefühl zu vermitteln, nicht allein zu sein.

Im Berufsleben trifft man immer wieder auf Menschen, von denen einem erst Jahre später klar wird, wie sehr sie einen geprägt haben. Heute sprechen wir über Mentoren, die uns auf dem Weg begleitet haben und von denen wir gelernt haben. Und auch über die Frage, wie wir unser Wissen weitergeben und ob wir es eigentlich merken würden, wenn jemand sagen würde "von dem hab ich richtig was mitnehmen können". 

Die MbP Folge diese Woche dreht sich um das Thema Change - im doppelten Sinne. Wir diskutieren zum einen, ob Veränderungen im Projekt per se etwas schlechtes sind oder ob sie nicht auch als Chance genutzt werden können. Des Weiteren sprechen wir über Change im Sinne von Transformation. Dabei gehen wir besonders darauf ein, welche Rolle der Projektleitende einnimmt, warum es nicht möglich ist, Change-Projekte agnostisch zu führen und wie wir mit Situationen umgehen, in denen wir uns in "Feigenblattprojekten" wiederfinden.

Wir mussten aus technischen Gründen diese Folge teilweise neu aufnehmen, weshalb sie nicht ganz so rund klingt wie sonst - sorry!

In dieser Folge haben wir was zu feiern: Fabian und Mel dürfen sich jetzt Certified Senior Projectmanager IPMA B nennen. Bevor Ihr jetzt denk, och nee, bitte keine Folge über die Ausbildung zum Projektmanager - genau deshalb machen wir diese Folge. Da "Projektmanager:in" kein geschützter Beruf ist wie Arzt oder Ingenieur diskutieren wir, warum es sich lohnt, seine Qualifikation unabhängig bestätigen zu lassen. Neben einer Übersicht über den Zertifizierungsprozess diskutieren wir vor allem, warum es uns gewundert hat, dass es keine begleitende Schulung gibt und was wir für uns persönlich mitnehmen konnten.

Gerade in lang laufenden Projekten lässt sich beobachten, dass Projektleitende ein emotionales Auf und Ab erleben. Während gerade noch mit großem Jubel ein Lieferobjekt vor Termin abgeschlossen wurde, stellt man sich wenige Wochen später die Frage, ob das Verhältnis zwischen Burn Rate und Projektfortschritt eigentlich passt. Ehe man es sich versieht steckt man in einer sehr unangenehmen Situation: Von unten drückt das Projektteam und verlangt nach Führung, gleichzeitig erwarten die Auftraggeber und Stakeholder weiterhin Ergebnisse.

In dieser Folge von "Management by Projects" diskutieren wir, dass diese Situation in Projekten total normal ist. Wir diskutieren, wie diese Phasen entstehen und wie wir damit umgehen.

Die neue Folge beginnt mit dem Satz "ein Thema, von dem ich von mir selbst behaupte, richtig schlecht drin zu sein". Tatsächlich geht es um ein Thema, zu dem wir nach der Aufnahme noch das Resümee gezogen haben, dass man es vermutlich nur falsch machen kann: Persönliche Kommunikation.

Wir diskutieren in dieser Folge Ansätze wie die amerikanische Debatte oder das Framing von Terminen nach Seriosität. Dabei haben wir dieses Mal besonders viele praktische Tipps im Angebot. Darunter auch, warum es sich doch manchmal lohnt, einfach die Klappe zu halten.

Ein frohes neues Jahr Euch allen!

In der ersten Folge 2022 klingen wir etwas gedämpft - wir konnten zwar wieder im gleichen Raum aufnehmen, wollten aber auf das Tragen der Maske nicht verzichten. Bitte entschuldigt die etwas schlechtere Soundqualität.

Weniger gedämpft war jedoch unsere Laune: Wie im Privaten starten wir mit dem Thema Neujahrsvorsätze, das uns zum Thema Selbstmanagement bringt. Oft passiert es Projektleitenden im Eifer des Gefechts, dass sie zu wenig auf sich selbst achten und ihren Tagesablauf zu stark von aussen beeinflussen lassen.

Dazu teilen wir einige Best Practices von uns und diskutieren, warum es zum einen wichtig ist, Routinen zu entwickeln und zum anderen diese individuell auszulegen. Während Fabian sich bspw. als Fan der morgendlichen kalten Dusche outet, verrät Mel, dass ihm Schlafhygiene wichtig ist.

Mit dieser Folge verlassen wir das grobgalaktische Terrain und versuchen uns zukünftig fokussierter einzelnen Aspekten des Projektmanagements zu widmen. Wir beginnen dabei mit den Themen Zielen und Anforderungen. Dazu stellen wir uns die Frage, wie man eine Beziehung zwischen den Zielen der Organisation und dem eigenen Projekt herstellt und erörtern, warum Projektziele nicht zwingen statisch sind. Wir streifen das Thema Stakeholder Management und diskutieren, dass es neben der Sachebene auch eine emotionale Ebene gibt, die bei der Projektarbeit berücksichtigt werden muss. Die Themen werden wir fortan mit deutlich mehr Best Practises aus unserem Projektalltag anreichern - und damit starten wir in dieser Folge.

In der letzten Folge von Management by Projects ging es um die Problematik des Methoden-Evangelismus. Dabei sind wir etwas über das Ziel hinausgeschossen und zu wenig konstruktiv gewesen. Deshalb haben wir uns diese Woche die Frage vorgenommen, warum es eigentlich so schwierig ist, das Richtige zu tun und die Dinge dann auch zu Boden zu bekommen.

Wir diskutieren die Frage, warum Ziele so selten quantifiziert sind und warum Unternehmensziele selten wirklich runtergebrochten werden. Statt an den großen und relevanten Fragestellungen zu arbeiten, beschäftigen sich Projekte mit der Suche nach "immer detaillierteren Antworten auf immer unbedeutendere Fragen" (Peter Drucker). Was es braucht um diesen Kreis zu durchbrechen und warum es so wichtig ist, dies zu schaffen, ist Inhalt dieser Folge.

In diese Folge starten wir mit einer Anekdote: Mel wollte für ein IT-Projekt einen Tester beschaffen, der Dienstleister konnte aber nur ganze Teams anbieten, weil sie jetzt "agil" sind - ohne Product Owner und Scrum Master lief in diesem Fall nichts. Wir versuchen nun dem Methoden-Evangelismus auf den Grund zu gehen und diskutieren, dass man wirklich agile Strukturen nicht daran erkennt, dass sie permanent damit nerven agil zu sein. Aus unserer Sicht ist es problematisch, wenn ganze Organisationen sich einer Methode verpflichten - schliesslich ist ein Hammer ein schlechtes Werkzeug um einen Baum zu fällen. Hinzu kommt, dass man, nur weil man bestimmte Methoden benutzt nicht automatisch andere Eigenschaften von Unternehmen übernimmt, die diese Methoden ebenfalls einsetzen. Fabians Begründung dafür ist recht einfach - "Agilität" ist ein Skill eines Unternehmens. Und den hat man, oder eben nicht.

Die ganze Welt spricht von Nachhaltigkeit... Die ganze Welt? Nein! Eine kleine unbeugsame Gruppe von Projektmanagern hört nicht auf, dem Thema Widerstand zu leisten!

In dieser Folge geht es laut Mel um die "Königsdisziplin des Projektmanagements" - das Risiko Management. Ihr lernt in dieser Folge die Best Practices aus dem Unternehmenskontext kennen, wir machen aber auch Ausflüge in die Anwendung von Risiko Management in den Bereichen Klima-Risiken, Corona-Pandemie oder Risiken im Leistungssport - und was wir daraus in unsere Projektwelt übertragen können. Weitere Themen sind der Umgang mit Risiken in Wettbewerbssituationen und wie sich das Risiko Management in unsere tägliche Praxis einbettet.

Abschliessend diskutieren wir auch noch Chancen: Mel stellt am Beispiel des Kano-Modells die These auf, dass genutzte Chancen ein Zeichen von zu hohem Projektbudget sein könnten. Für Fabian sind Chancen der Grund um überhaupt Projekte zu machen und Teil der unternehmerischen Verantwortung des Projektleitenden.